SOP Harian CRM Specialist untuk Biro Umroh yang Beriklan Klik ke WhatsApp
SOP harian CRM Specialist untuk biro umroh yang beriklan klik ke WhatsApp terdiri dari tiga blok. Pagi, cek chat iklan yang masuk semalam dan buat deal-nya. Siang, pindahkan tahap dan jalankan follow-up. Sore, cek DP yang masuk hari itu lalu tandai Won. Sekali seminggu, cocokkan jumlah Won dengan catatan keuangan.
Iklan klik ke WhatsApp memindahkan pekerjaan dari halaman website ke kolom chat. Calon jamaah tidak mengisi formulir. Mereka langsung bertanya, dan semua data lahir dari cara admin mencatat percakapan itu.
Karena itu biro yang beriklan ke WhatsApp butuh satu peran yang pekerjaannya menjaga catatan tetap rapi setiap hari. Di Agendiz peran itu disebut CRM Specialist. SOP di bawah ini adalah urutan kerja hariannya. Silakan dipakai apa adanya oleh admin biro Anda.
Kenapa perlu SOP harian, bukan rekap mingguan
Ada dua alasan.
Pertama, calon jamaah yang tidak segera dilabeli akan tenggelam di antara chat lain, dan follow-up-nya terlewat.
Kedua, Meta punya batas waktu. Closing dihitung sebagai hasil iklan bila terjadi maksimal 7 hari setelah klik (atribusi standar), dan Conversions API menolak event yang tanggal transaksinya lebih dari 7 hari sebelum dikirim. Rekap mingguan hampir pasti melewati salah satunya. Rinciannya ada di batas 7 hari laporan iklan WhatsApp.
SOP harian dalam satu tabel
| Waktu | Pekerjaan | Hasil yang harus ada |
|---|---|---|
| Pagi | Cek chat dari iklan yang masuk sejak kemarin sore | Setiap chat iklan punya deal dan label tahap pertama |
| Pagi | Balas chat yang belum terjawab | Tidak ada chat iklan tanpa balasan |
| Siang | Pindahkan tahap deal sesuai isi chat terbaru | Posisi tiap calon jamaah sesuai kondisi terakhir |
| Siang | Jalankan follow-up yang jatuh tempo hari ini | Daftar follow-up hari ini kosong |
| Sore | Cek DP yang masuk hari ini, tandai Won dengan nilainya | Tidak ada DP hari ini yang belum berlabel |
| Sore | Tulis catatan singkat untuk deal yang macet | Alasan macet tercatat di deal |
Pagi: chat iklan jadi deal
Chat pertama dari iklan membawa kode klik iklan (ctwa_clid). Kode ini yang membuat sumber iklannya bisa dilacak sampai closing. Tugas pagi adalah memastikan tidak ada chat iklan yang berhenti sebagai chat saja.
- Buka daftar chat yang masuk sejak kemarin sore, saring yang berasal dari iklan.
- Untuk tiap chat, buat deal di pipeline. Sumber iklannya tercatat sejak titik ini.
- Pasang label tahap pertama, misalnya “Tanya harga”.
- Balas chat yang belum terjawab. Chat yang masuk malam hari adalah yang paling sering terlewat.
Siang: pindahkan tahap, jalankan follow-up
Pipeline hanya berguna kalau posisinya benar. Di siang hari CRM Specialist membaca chat terbaru lalu menggeser deal ke tahap yang sesuai.
Contoh tahap untuk biro umroh (silakan sesuaikan dengan istilah di kantor Anda):
- Tanya harga
- Minta brosur atau rincian paket
- Tanya jadwal keberangkatan
- Kirim data paspor
- DP
- Lunas
Setelah itu, kerjakan follow-up yang jatuh tempo hari ini. Calon jamaah yang sudah menerima brosur tetapi belum membalas perlu disapa lagi dengan pesan yang sesuai tahapnya, bukan pesan yang sama untuk semua orang.
Sore: DP hari ini, Won hari ini
Ini bagian yang paling menentukan laporan iklan.
- Cocokkan bukti transfer yang masuk hari ini dengan deal di pipeline.
- Tandai Won di hari yang sama, isi nilai rupiahnya.
- Bila ada DP yang tidak ditemukan deal-nya, buat deal-nya sekarang dan cari chat asalnya.
Di CRM yang tersambung ke Conversions API, deal yang dibuat dari chat iklan dikirim ke Meta sebagai lead, dan deal yang ditandai Won dikirim sebagai Purchase dengan nilai rupiah. Jadi label yang rapi di sore hari langsung menjadi laporan iklan yang benar. Penjelasan teknisnya ada di Conversions API WhatsApp.
Mingguan: cocokkan dengan keuangan
Sekali seminggu, luangkan waktu untuk tiga pemeriksaan:
- Jumlah Won minggu ini sama dengan jumlah DP di catatan keuangan? Bila beda, cari deal yang terlewat.
- Ada deal yang diam di satu tahap lebih dari seminggu? Putuskan: follow-up lagi atau tutup dengan alasan.
- Ada kontak dobel? Satu jamaah dengan dua nomor atau dua deal membuat hitungan closing keliru.
Kesalahan yang perlu dihindari
- Won dipasang saat rekap akhir pekan. Sudah telat untuk laporan iklan.
- Titik Won berbeda antar-admin. Satu admin menandai Won saat DP, admin lain saat lunas. Angkanya tidak bisa dibandingkan. Sepakati satu titik dan tulis di SOP. Pembahasannya di DP atau lunas: menentukan titik closing.
- Nilai deal dikosongkan. Closing tercatat, tetapi tanpa nilai rupiah.
- Menguji iklan dari tombol pratinjau. Klik dari pratinjau iklan tidak membawa kode klik, jadi hasil ujinya terlihat seperti chat biasa.
Siapa yang mengerjakan
SOP ini bisa dipegang admin CS yang sudah ada, asalkan ada jam khusus pagi, siang, dan sore. Sering kali kendalanya bukan kemauan. Admin yang sama juga mengurus paspor, visa, dan manasik, sehingga pekerjaan label kalah prioritas.
Bila itu yang terjadi di kantor Anda, tim CRM Specialist Agendiz bisa menjalankan SOP ini di workspace Agendiz Cloud milik biro. Mulai dari sesi MBG, gratis, untuk melihat kondisi pipeline Anda sekarang: Klaim MBG.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah SOP ini bisa dijalankan admin CS yang sudah ada?
Bisa, asalkan ada jam khusus pagi, siang, dan sore untuk pekerjaan label. Kendala yang umum adalah admin yang sama juga mengurus paspor, visa, dan manasik, sehingga pekerjaan label kalah prioritas.
Kenapa Won harus ditandai di hari DP masuk?
Karena Meta punya batas waktu. Atribusi standar menghitung closing maksimal 7 hari setelah klik iklan, dan Conversions API menolak event yang tanggal transaksinya lebih dari 7 hari sebelum dikirim. Rekap mingguan berisiko melewati batas itu.
Apa yang dicek dalam pemeriksaan mingguan?
Tiga hal. Jumlah Won dicocokkan dengan catatan DP di keuangan, deal yang diam lebih dari seminggu diputuskan lanjut atau ditutup, dan kontak dobel dirapikan supaya hitungan closing tidak keliru.
- sop admin cs umroh
- crm specialist travel umroh
- crm travel umroh
- pipeline jamaah
- follow up calon jamaah
- iklan klik ke whatsapp
- label crm
Ditulis oleh Suhendra Nasution